samedi 31 mai 2014

Trabajo final



Proyecto de comunicación externa para Escuela Oficial de Idiomas

INTEF_14_micro_pie.JPGIntroducción
En los dos intensos meses en que ha transcurrido el curso “Educación conectada en tiempos de redes” del Intef, profesores y profesoras de todas las Comunidades, distintas especialidades y centros educativos hemos abordado el papel del trabajo en red, la Red y las redes sociales en la práctica del aula. Ha sido un intercambio fructífero y muy enriquecedor, dada la interacción que se ha desarrollado y los distintos puntos de vista que durante el curso se han expuesto.
Para el proyecto de fin de curso, que consiste en la elaboración de un proyecto de comunicación externa, hemos querido aunar nuestra experiencia y puntos de vista un grupo de 3 profesoras compañeras de la misma institución educativa: la Escuela Oficial de Idiomas (EOI), representantes de 3 especialidades distintas (Marifé Bonneau, profesora de francés de la EOI de Alcoy, María Martínez, profesora de inglés de la EOI de Alicante y Alicia González de Sarralde, profesora de alemán de la EOI de Alicante).
Siendo las Escuelas Oficiales de Idiomas una red de centros especializados en la enseñanza de idiomas modernos y enmarcados dentro de las enseñanzas de régimen especial, contextualizaremos las líneas del proyecto dentro de las necesidades de estas institución educativa, cuya idiosincrasia, en razón del perfil de su alumnado, la distingue de los centros de educación obligatoria.


Plan de comunicación externo
INTEF_14_cascos_micro_01.JPGEn la era de internet y redes sociales (RRSS) son cada vez más las personas presentes diariamente en la red e interactuando en comunidades o redes sociales de las formas más diversas, de modo que ya no podrían imaginarse sus rutinas diarias sin estas nuevas tecnologías. Al respecto de esto cabría plantearse si las distintas instituciones educativas han entendido las ventajas de estar conectados con su entorno por medio de las nuevas tecnologías y, en caso de que la respuesta fuera negativa, qué pasos habría que dar para encaminar la conexión de cada centro educativo con su entorno. Estos pasos los recogeremos en un plan de comunicación externa (veáse aquí un ejemplo de plan de comunicación externa).
Por entorno entendemos no solo las comunidades más implicadas en el contexto educativo (alumnado, profesorado, equipo directivo, padres de alumnado menor de edad), sino también a todos los trabajadores y trabajadoras que ejercen su labor en el centro (personal de administración y servicios y de limpieza). Además de esto, las distintas escuelas desarrollan su labor y son emblemáticas en los distintos barrios en que están ubicadas y, por ende, necesitan ser localizadas dentro del espacio virtual, por lo que necesitamos también hacerla visible para todas aquellas personas e instituciones que nos quieran visitar a través de internet desde otras comunidades o puntos del planeta.


Entendemos que un plan de comunicación externo tiene  que atender y responder a los puntos básicos de un plan de comunicación: objetivos, destinatarios, canales, contenidos / tono o línea editorial, acciones, cronograma, y responsables / recursos.

  1. Objetivos de un plan de comunicación externa en EOI


  • Mejorar y consolidar el posicionamiento y valoración del centro en su entorno más cercano.
  • Conseguir un mejor aprovechamiento y optimización de las nuevas tecnologías en la comunicación, empleando herramientas sociales y los recursos propios de la WEB 2.0.
  • Coordinar de manera efectiva todos los canales de comunicación externa con el centro.
  • Difundir toda la información relativa al centro de forma concisa e instantánea.
  • Crear vínculos entre toda la comunidad educativa.
  • Favorecer la comunicación entre toda la comunidad educativa.
  • Buscar el diálogo y la expresión de los miembros de la comunidad educativa como una vía de mejora de las condiciones de aprendizaje.
  • Establecer y mejorar canales de información.
  • Abrir el centro educativo a su entorno cercano.
  • Proveer al entorno de contenidos y recursos educativos en idiomas.
  • Ayudar a la comunidad con espacios, recursos, conocimientos....
  • Integrar a los antiguos alumnos y alumnas en la vida de la EOI.

  1. Destinatarios


Los destinatarios a los que se dirige el  plan de comunicación externo son, como hemos dicho más arriba, el conjunto de todos los integrantes de la comunidad educativa, que puedan tener necesidad o interés en relacionarse con el centro. Ahora bien, ¿cuáles son las necesidades de comunicación que tienen los distintos miembros que integran la comunidad educativa de una Escuela de Idiomas? Para responder a esta pregunta se hace necesario que nos pongamos en la piel de los distintos colectivos implicados:


a) Alumnado
El alumnado de las EOI es muy heterogéneo en lo que se refiere a edad, ocupación, nivel de estudios, nacionalidad, etc. El grueso del alumnado lo conforman personas mayores de edad que desean completar su formación en lenguas extranjeras, siendo un 10% de alumnos menores de edad (con edades que oscilan entre los 14 y los 18 años). Estos últimos se matriculan en la EOI para aprender un segundo o tercer idioma o para perfeccionar el que estudian en su centro, puesto que en un IES el currículum llega a un nivel de dominio de A2 en la ESO y a un nivel de B1 en Bachillerato.
INTEF_14_cascos_lio.JPGEntre el alumnado mayor de edad son muy diversas las motivaciones para matricularse en la EOI. Queremos destacar los siguientes tipos de estudiantes que acuden a una EOI: profesionales de todos los ramos imaginables, estudiantes universitarios (en particular, estudiantes de Filología o de Traducción o Interpretación) que perfeccionan los idiomas de sus carreras, amos/amas de casa que desean aprender idiomas por puro disfrute o interés o bien con el fin de ayudar a los hijos/hijas en sus estudios o viajes, jubilados/jubiladas que aprovechan su tiempo libre para aprender y, por último, no podemos olvidar al funcionariado, que tiene que alcanzar un nivel de dominio del idioma (sobre todo en inglés) para poder ejercer su profesión (p.e. profesorado en centros plurilingües) o para obtener méritos que se traducen en puntos, lo que a posteriori les beneficiará en concursos de traslados o de promoción interna.
El alumnado necesita estar conectado con el centro para informarse sobre cuestiones administrativas (plazos, convocatorias, publicación de notas), actos culturales, horarios de tutoría, comunicaciones sobre faltas del profesorado, horarios de secretaría, libros de enseñanza, recursos en red, etc.
Además, el alumnado necesita estar conectado con el resto de alumnos y alumnas de fuera de su clase por muy diversos motivos: hacer intercambios lingüísticos, intercambiar información sobre muy diversos aspectos (venta o intercambio de libros, conocer información sobre ofertas de empleo, sobre las distintas experiencias con el profesorado, etc.) o simplemente para entablar amistad.
Por otro lado, el alumnado de un mismo grupo necesita estar conectado para compartir experiencias de aprendizaje, intercambiar material didáctico, organizar quedadas para practicar fuera del recinto escolar, estar al día con las tareas en caso de no haber podido asistir, etc.
Además, el alumnado necesita estar conectado con su profesor o profesora para informar de su ausencia a clase en caso de que no lo pueda comunicar personalmente o para cualquier otra información personal que resulte relevante.
A todo esto se suman las necesidades de comunicación de antiguos alumnos que desean mantener sus lazos con la escuela, requieren certificados, etc., y de futuros alumnos solicitantes de cursos.


b) Profesorado
El profesorado necesita estar en contacto con los miembros de su departamento (para la organización y coordinación de la asignatura, el intercambio de materiales didácticos y de información relevante para la asignatura, etc.), con sus colegas de otros departamentos de idiomas (con el fin de compartir impresiones que van más allá del idioma de especialidad, participar en proyectos comunes, etc).
Asimismo, el profesorado ha de estar conectado con su alumnado vía web para poder subir y recibir en la red todo tipo de materiales (obligatorios o complementarios de la asignatura, de organización del curso, trabajos de clase, pruebas, etc.) que se puedan descargar o aportar, ya sea de manera sincrónica o asincrónica.


c) Familias
En cuanto a la comunicación con las familias, dado el perfil de edad mayoritario del alumnado de EOI, este punto sólo sería pertinente en el caso de los menores de edad.


Y last but not least: para ubicar nuestra escuela en un ámbito más global pensamos que el plan debería incluir a otros colectivos que no se suelen nombrar y que son parte fundamental del funcionamiento de la escuela:

d) El personal administrativo y de conserjería y el personal de limpieza
Creemos muy necesario habilitar mecanismos para que no solo se sintieran más parte de la escuela, sino también que fueran percibidos como un pilar fundamental de la misma. A tal efecto consideramos primordial que fueran visibles y pudieran ser incluidos en el foro de la intranet como actores esenciales.


e) El barrio y la localidad en los que está situada la escuela
Creemos que la escuela realiza también una labor social y que tiene que estar más en contacto con su entorno físico y humano más cercano y dirigirse a él. De esta manera se pueden dar a conocer en el barrio y en la localidad (y en varios entornos especialmente si la escuela tiene aulas desplazadas en diversas localidades, llamados aularios o extensiones) todas las actividades culturales (teatro, cine, conciertos, exposiciones, etc..) y actos solidarios (p.e. donación de sangre, recogida de enseres y de fondos para fines solidarios, etc.) que se realizan en el propio centro escolar.  Del mismo modo, cuando la EOI es invitada a participar en algún evento o proyecto organizado por el entorno más cercano, se puede comunicar al resto de la comunidad educativa.


De lo anterior se deduce que cada colectivo tiene unas necesidades de comunicación distintas, con lo que los canales requeridos tendrán que ser necesariamente distintos y acordes con cada tipo de comunicación.

  1. Canales


a) Comunicación de información administrativa al alumnado
El canal para este tipo de comunicación es la web de la escuela (EOI Alicante, EOI Alcoy). El tipo de comunicación que se hace aquí sigue el modelo de comunicación corporativa tradicional: la información institucional fluye de modo unidireccional y no da lugar a interacción.
El correo electrónico publicitado en la web es una vía (además de la ventanilla) por la que el alumnado realiza sus consultas a la secretaría, jefatura de estudios, departamentos o profesores y recibe respuestas a asuntos particulares.
El centro en ocasiones puede pedir colaboración o sugerencias a los estudiantes sobre un asunto concreto y puede habilitar o un correo electrónico que se abra para este menester o un cuestionario via twitter con la aplicación Twtpoll; cuando queramos recabar datos exactos elaboraremos un cuestionario/formulario via google drive con el cual obtendremos estadísticas que nos permitirán analizar el tema del cuestionario, como por ejemplo la divulgación de la información.
Por otro lado, la EOI de Alcoy, más reducida en cuanto a alumnado con respecto a la de Alicante, ha inaugurado este curso su cuenta twitter y su cuenta facebook con el objetivo de hacer llegar instantáneamente toda la información que se publica en la web institucional, si bien aún queda trabajo por hacer ya que hay pocos seguidores.


b) Comunicación de información al alumnado por parte de los departamentos

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El Departamento de Inglés de la EOI Alicante  tiene su página en Facebook, en la que varios miembros del departamento son editores y los amigos/alumnos/seguidores interactúan con comentarios, enlaces, fotos, “me gusta”, etc. La página permite subir fotos y vídeos de actividades llevadas a cabo en la EOI con alumnos, por ejemplo, la fiesta de disfraces por Halloween o la charla que dio el escritor Jason Webster, con enlace a su página en Facebook, etc.


c) Comunicación entre el profesorado
Todo el profesorado dispone de los correos electrónicos de los demás colegas y dentro de la intranet de la escuela tiene a disposición un foro en el que se pueden discutir asuntos de actualidad. Estos canales nos parecen los adecuados, si bien el foro tiene escasa participación habitualmente.INTEF_14_captura_grupo_facebook.png
Los profesores y profesoras a título individual también interactúan en grupos de formación en varias plataformas y redes sociales con profesores de su misma etapa educativa o especialidad, lo cual se comparte a su vez con los colegas recién incorporados al centro por medio de la intranet de la escuela.


d) Comunicación entre profesorado y alumnado
Con respecto a los materiales de estudio del idioma, que el profesorado sube a la nube para que el alumnado se los pueda descargar, el canal para este tipo de comunicación suele ser una plataforma del tipo de Moodle, si bien hay cada vez más docentes que utilizan otras plataformas como  Edmodo. edmodo.png
En cuanto a las comunicaciones personales, una plataforma como Edmodo,  permite al profesorado recibir comunicaciones personales del alumnado sin tener que facilitar su correo electrónico. Otra plataforma en auge entre el profesorado es Schoology, ya que permite además llevar un control de la asistencia del alumnado permitiendo suprimir las hojas de presencia en papel.
Otro canal de comunicación son los blogs de aula de cada profesor con sus grupos  (ejemplo 1, ejemplo 2, ejemplo 3) o varios profesores y grupos del nivel (ejemplo 4), que se usan como complemento a las clases presenciales.


e) Comunicación entre el alumnado
Canales adecuados para la comunicación del alumnado dentro de un grupo nos parecen tanto la plataforma Edmodo, preferido por nosotras a Facebook, en lo que respecta a la privacidad, como la plataforma Moodle. Algunos profesores han propuesto Mahara.
Facebook parece ser un canal ideal para antiguos alumnos que no quieren perder los lazos de contacto. Aquí un ejemplo de un grupo cerrado creado en Facebook por los alumnos de alemán de un curso de A1. Por otro lado, existe desde marzo de 2011 una página de Facebook con el nombre “Escuela Oficial de Idiomas” y una foto de la EOI de Alicante, que parece haber sido creada por el alumnado, si bien la página está prácticamente desierta de información.

  1. Contenidos y tono / línea editorial


Los contenidos serán todos los relacionados con la vida académica y cultural de la escuela y/o con los idiomas; en especial se publicarán todas las informaciones útiles para el alumnado/profesorado/conserjería, tales como calendario escolar, distribución de aulas, trámites, contenidos relacionados  con el departamento como por ejemplo noticias de algún evento cultural, fechas del examen final o proyecciones de películas en versión original.
El tono editorial se adecuará al perfil de los destinatarios y al contenido de la información. Si bien cada tono tiene su lógica, consideramos que un tono informal y respetuoso contribuye a vincular más la ciudadanía a la escuela.

  1. Acciones


a) Preparación y diseño del plan
  • Recoger las aportaciones de los miembros de la comunidad sobre la implantación de un nuevo plan de comunicación
  • Valorar las fortalezas y debilidades del plan vigente.
  • Solicitar voluntarios y proyectos para llevar a cabo el plan nuevo.
  • Seleccionar agentes y equipos de trabajo.
  • Redactar las líneas generales del plan para el curso 2014/2015.
  • Dar formación a las personas encargadas del plan de comunicación.


b) Acciones para mejorar y consolidar el posicionamiento y valoración del centro en su entorno más cercano


  • Crear un blog de la EOI para contar todo aquello que no sea información administrativa y que no se recoja en la web institucional: p.e. actividades, proyectos, iniciativas, fiestas, etc. En el blog escribirían tanto el equipo directivo como cualquier miembro del profesorado.
  • Abrir un canal en Youtube y publicar vídeos con las actividades culturales, conferencias, etc, que hayan tenido lugar en la EOI. Vídeos como este, sobre la celebración de la tradicional Jornada Gastronómica en Alicante, dan una idea del papel de la EOI como institución de cultura de primer orden.
  • Abrir por parte de la EOI de Alicante una cuenta de usuario en Twitter e incorporarla a la web.
  • Publicar en Pinterest todas las imágenes que se desee publicar de las actividades acometidas en la escuela.
  • Publicar en Pinterest o lino.it enlaces a todas las webs del profesorado, tales como blogs, wikis u otras páginas.
  • Hacer un listado con los perfiles del profesorado en about.me o en docente.me y publicarlo.
  • Almacenar en Google drive todos los documentos institucionales pertinentes.
  • Relacionar a empresas solicitantes con alumnos de cursos altos para que provean servicios en idiomas mediante Linkedin.
  • Crear un grupo de Facebook o de Linkedin para los antiguos alumnos de la EOI con el fin de mantenerles informados sobre actividades y como red de contacto entre ellos.


c) Acciones para agilizar la comunicación entre la secretaría de la EOI y el alumnado


  • Mejorar la información que ofrece la web en general (hacer las actividades culturales más visibles, incorporar enlaces de carácter educativo, incorporar enlaces a los blogs de los departamentos, etc.).
  • Para nuestro alumnado más joven o más volcado en las redes sociales proponemos crear una cuenta Facebook abierta, una cuenta Twitter y estar presentes en Google+.
  • Tendríamos que replantearnos las páginas web de nuestros centros para que favorecieran el proceso de divulgación a través de las redes sociales. Esto implica que cada artículo publicado en la web debe tener los iconos de las RRSS para que en cuanto creemos una noticia nueva, ésta se publique automáticamente con un clic en las tres redes arriba mencionadas. Podemos vincular las tres redes con herramientas del tipo Buffer con lo cual se reducirá a un sólo clic el trabajo de divulgar la información a más de 8500 alumnos presenciales (EOI Alicante) y 1500 (EOI Alcoy) por curso escolar, además de los alumnos de pruebas de certificación, antiguos alumnos y los solicitantes de preinscripción (estos últimos fueron más de 24.000 en la EOI Alicante para el curso 2013/2014).
  • Para el alumnado que no utilice las redes sociales, habilitaremos la posibilidad de listas de correo de diferente tipo, como por ejemplo “Ausencias del profesorado de inglés” o “Noticias curso 2014-15”, a las cuales se podrán suscribir, de manera que cada vez que creemos una noticia en la web, ésta será enviada automáticamente a la lista en cuestión. Ese alumnado lo recibirá en su bandeja de entrada y así podrá estar al tanto de las novedades de la escuela. Al final de cada curso, eliminaremos los suscritos de cada lista para publicar las listas del curso siguiente.
  • Para aprovechar el auge de los teléfonos inteligentes, crearemos una aplicación móvil con las categorías de noticias que habremos creado en la web (y en las listas de correo), así cada vez que haya una noticia nueva, les llegará una notificación al móvil. Además añadiremos códigos QR a todas nuestras publicaciones con el fin de que el alumnado escanee el código y se lleva toda la información en el móvil. Utilizaremos la aplicación scan.me para crear los códigos y a la vez controlar el número de descargas.
  • En cuanto a la comunicación con las familias, un canal adecuado podría ser habilitar una sección adicional de información para los progenitores de los menores que enlazara, por ejemplo, con un blog para las familias, con secciones sobre novedades, guías generales y detalles específicos para este sector de la comunidad aportados por la jefatura de estudios, los departamentos y el profesorado con menores en sus aulas, con la posibilidad de que todos publiquen comentarios. Otra información que demandan las familias es saber las faltas de asistencia de sus hijos menores de edad, con lo cual si el consejo escolar del centro lo considerara se podría dejar de realizar el control de asistencia tradicional (la tradicional hoja de firmas en papel) a un control on line llevado a cabo por el profesor responsable mediante una herramienta del tipo myattendancetracker; jefatura de estudios accedería a la aplicación y podría informar de las faltas a los padres interesados.


d) Acciones para fortalecer la comunicación entre el profesorado


  • Promover e impulsar el uso del foro de la intranet entre el profesorado.
  • Crear un grupo de Facebook cerrado para favorecer la interacción.
  • Crear una lista del profesorado en Twitter.


e) Comunicación entre el profesorado, el alumnado y la web


BYOB-e1342540155323.jpgSe ha de reconocer el derecho que tienen todos los miembros de la comunidad educativa al uso de la Red y de dispositivos móviles con fines educativos. Esto implica solicitar de las autoridades educativas el aumento el ancho de banda disponible o el uso de la red de fibra óptica, disponible ya en muchos casos, para que el alumnado pueda hacer uso en clase de sus dispositivos de acceso a internet, para lo cual se les daría acceso a la clave para wifi mediante identificación.
El centro promoverá iniciativas BYOD (Bring Your Own Device), de modo que el alumnado pueda disponer de sus propios dispositivos móviles (portátiles, tabletas, móviles, cámaras, etc.) en el centro siempre siguiendo las normas establecidas y, en la medida de lo posible, pondrá a disposición del alumnado dispositivos fijos (en el aula de autoaprendizaje y laboratorios) o móviles (portátiles, tabletas, etc.) (fuente imagen).


e) Acciones para fortalecer la comunicación con el personal de administración y servicios


  • Incluir en el foro de la intranet.
  • Crear un grupo cerrado de Facebook.
  • Usar WhatsApp y mensajería móvil a partir de los teléfonos móviles del personal que lo tenga y desee usarlo como un buscapersonas o mensáfono con el equipo directivo. Esto es muy efectivo en temporada de pruebas de certificación y matrícula.


f) Acciones para fortalecer la comunicación con el barrio y las localidades donde están ubicados la sede central y los aularios o extensiones de la EOI


  • Reforzar los lazos por medio de una red social del tipo de Facebook.
  • Colaborar con las asociaciones de vecinos respectivas para organizar eventos.
  • Dinamizar la colaboración con la concejalía de educación del ayuntamiento para organizar talleres para los docentes de idiomas, con la concejalía de juventud con alumnos voluntarios de EOI que se ofrecen a participar (con el Centro14, por ejemplo), y con la concejalía de cultura para llevar a cabo circuitos en idiomas por la ciudad y otros eventos en idiomas (cine, teatro, etc.).
  • Colaborar con otras asociaciones y empresas sin ánimo de lucro.puzzle.png

  1. Cronograma


Junio
Julio
Septiembre
Octubre
Valorar aportaciones y plan actual.

Solicitar voluntarios y proyectos para el plan nuevo.
Nombramiento responsables.

Formación.

Apertura de las cuentas de las Redes Sociales.

Publicar en pinterest todas las imágenes que se desee publicar de la escuela.

Almacenar en Google drive todos los documentos institucionales pertinentes.

Reforzar lazos con el entorno.
Información a la comunidad.

Impulsar el uso del foro de la intranet entre el profesorado y el resto del personal.

Publicar en pinterest enlaces a los blogs del profesorado.

Impulsar el uso de la intranet entre el profesorado.

Promover iniciativas BYOD.
Apertura de las cuentas en Edmodo/Moodle.

Entrega de las claves de acceso.

Dinamizar la relación con las concejalías.
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
Mejorar la información que ofrece la web en general
Reforzar lazos con el entorno.
Reforzar lazos con el entorno.
Valoración de la aplicación del plan.

  1. Responsables/recursos


El Consejo Escolar deberá nombrar un community manager, o un equipo de managers de entre la comunidad educativa para gestionar las redes así como las listas de correo y la aplicación móvil, siendo otra de sus funciones el contestar a los mensajes que puedan llegar a través de las redes.
Si solo hubiera una persona encargada, tendría que ser un miembro del profesorado, para lo cual se negociará con la Conserjería de Educación la reducción de dos grupos para el community manager, en esa reducción horaria semanal el docente gestionará las RRSS. Si la Consejería de Educación no accediera a aplicar una reducción en el horario del trabajador, el equipo directivo podrá nombrar como community manager a un miembro del equipo directivo (vicedirector o vicesecretario) que tenga la suficiente competencia en el tema, aunque, lamentablemente, en determinados momentos del curso esta opción mermaría el servicio por no poder hacerse cargo de las tareas de gestión del plan.
Como hemos especificado más arriba, el community manager deberá contestar a los mensajes de las redes procurando utilizar los enlaces de la web cuando eso sea posible; por ejemplo, si un alumno pregunta por los cambios de grupo, el manager podrá contestarle enviándole al enlace de la web referente a ese punto.
El community manager estará en contacto por un lado con el coordinador TIC (figura contemplada por nuestra Consejería de Educación), y por otro lado, con la jefatura y coordinación de los departamentos, que le encargarán que publique los contenidos relevantes relacionados con el departamento, como p.e. noticias de algún evento cultural, fechas del examen final o proyecciones de películas en versión original.


Y como guinda ...
somos conscientes de que la planificación y aplicación de un plan de comunicación externo en un centro educativo es, en base a las implicaciones y al trabajo que conlleva, una tarea de mucha responsabilidad en la que ha de colaborar un equipo diverso (compuesto a ser posible por equipo directivo, representantes del profesorado y del alumnado), con puntos de vista y aportaciones diferentes.


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